सभी व्यावसायिक प्रक्रियाएं और संचालन कार्यालय में नहीं होते हैं - कुछ मैदान पर होते हैं। इसके अलावा, दूरस्थ कार्य में हालिया वृद्धि के साथ, अधिकांश कंपनियों में अब विभिन्न स्थानों और समय क्षेत्रों में काम करने वाले कई लोग हैं। इसलिए, एक वर्कफ़्लो प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकता है जो कर्मचारियों को चलते-फिरते काम करने और उत्पादकता को प्रवाहित रखने में सक्षम बनाता है - कहीं भी और किसी भी समय।
टीमों को जोड़े रखने और सिंक में काम करने का सबसे प्रभावी तरीका उनके हाथों में उपकरणों के माध्यम से है - लैपटॉप, एंड्रॉइड या आईओएस स्मार्टफोन और टैबलेट। हमने इस गाइड को एक साथ रखा है ताकि आप बेहतर ढंग से समझ सकें कि मोबाइल वर्कफ़्लो प्रबंधन क्या है, इसके घटक, और कैसे खोजें।
मोबाइल वर्कफ़्लो प्रबंधन एक ऐसी प्रणाली है जिसे समूहों और व्यावसायिक संगठनों को उनकी दिन-प्रतिदिन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं को ट्रैक करने और अनुकूलित करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। दूसरे शब्दों में, यह एक प्रबंधन उपकरण है जो आपको कार्यों के पूर्वनिर्धारित अनुक्रम को सेट करने, मॉनिटर करने और प्रबंधित करने में मदद करता है - आपका व्यवसाय वर्कफ़्लो।
मोबाइल वर्कफ़्लो में कुछ प्रमुख घटक होते हैं जिन पर आपको ध्यान देने की आवश्यकता होती है, जैसे कि।
पेपर-आधारित वर्कफ़्लो के साथ, शेड्यूल, रिपोर्ट और वर्क ऑर्डर जैसे दस्तावेज़ मुद्रित किए जाते हैं और सभी कर्मचारियों में भौतिक रूप से वितरित किए जाते हैं। इस बारे में सोचें कि इसमें कितनी लागत आती है और संगठनात्मक लक्ष्यों को पूरा करने की दिशा में कुछ कार्यों को पूरा करने में कितना समय लगता है।
वास्तविकता यह है कि एक पेपर-आधारित वर्कफ़्लो धीमा, महंगा, अप्रभावी और अनुपालन जोखिमों से भरा है। दूसरी ओर, एक मोबाइल वर्कफ़्लो मुद्रण की लागत को हटा देता है और दूरी और समय बाधाओं को समाप्त करता है।
इसके अलावा, पेपर-आधारित वर्कफ़्लोज़ को बहुत सारी मैन्युअल प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है, जबकि मोबाइल वर्कफ़्लो समाधान स्वचालित वर्कफ़्लोज़ की अनुमति देते हैं।
आज के बाजार में, जिन कंपनियों ने मोबाइल प्रौद्योगिकी को गले नहीं लगाया है - विस्तार में, मोबाइल वर्कफ़्लो में - अत्यधिक वंचित हैं। न केवल वे दक्षता और लाभप्रदता का त्याग कर रहे हैं, उन्हें उन अभिनव तरीकों का आनंद लेने से भी बाहर रखा गया है जो मोबाइल वर्कफ़्लो मैसेजिंग, संचार और टीमवर्क को बढ़ाता है।
वर्कफ़्लो को प्रबंधित करने के लिए एकीकृत बैकएंड प्लेटफ़ॉर्म और मोबाइल एप्लिकेशन पर लाभ उठाना आपको असीम संभावनाओं की एक नई दुनिया में खोलता है, जिनमें से कुछ को हम नीचे हाइलाइट करते हैं।
मोबाइल वर्कफ़्लो आसान व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन के लिए अनुमति देता है, खासकर उन स्थितियों में जहां प्रदर्शन के मुद्दे हैं। प्रबंधक वास्तविक समय में संभावित प्रक्रिया समस्याओं का पता लगाने के लिए मोबाइल वर्कफ़्लो का लाभ उठा सकते हैं - जबकि यह भी सुनिश्चित कर सकते हैं कि प्रक्रिया समग्र व्यावसायिक उद्देश्यों के साथ अच्छी तरह से संरेखित हो। समग्र व्यावसायिक दक्षता में सुधार के लिए सेवा स्तर के प्रदर्शन का विश्लेषण करने के लिए इस ज्ञान की आवश्यकता होती है।
तेज, प्रभावी और कुशल होने के नाते तीन शब्द हैं जो उत्पादकता को परिभाषित करते हैं। मोबाइल वर्कफ़्लो प्रबंधन प्रणालियों में संगठनों को कम समय में अधिक काम करने में मदद करने के लिए एक प्रतिष्ठा है। उदाहरण के लिए, जब नीरस और आवर्ती कार्यों को स्वचालन सॉफ़्टवेयर में बदल दिया जाता है, तो प्रबंधन और कर्मचारी कभी न खत्म होने वाले प्रशासनिक कार्यों के बजाय मुख्य व्यावसायिक जिम्मेदारियों और राजस्व पैदा करने वाली गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
मोबाइल वर्कफ़्लो व्यवसायों को दो तरीकों से बेहतर प्रदर्शन करने में मदद करता है। एक तरफ, मोबाइल वर्कफ़्लोज डिजिटल दस्तावेज़ीकरण की अनुमति देते हैं और यह सुनिश्चित करते हैं कि कर्मचारियों के पास हर समय आवश्यक सभी जानकारी हो। यह आवश्यक जानकारी के लिए खुदाई करने से उत्पन्न निराशा को कम करता है। इस तरह, कर्मचारी अनुभव और कल्याण बढ़ाया जाता है, और लहर प्रभाव यह है कि कर्मचारी अपनी नौकरी पर देने के लिए अधिक प्रेरित होते हैं।
दूसरी ओर, मोबाइल वर्कफ़्लो एक व्यवसाय को अपने ग्राहकों की बेहतर सेवा करने में मदद करते हैं। उदाहरण के लिए, ग्राहक अपने क्रेडिट कार्ड का उपयोग करके अपने मोबाइल उपकरणों के माध्यम से भुगतान कर सकते हैं। यह समग्र उपयोगकर्ता अनुभव में काफी सुधार करता है।
जब वर्कफ़्लो सुचारू रूप से और समवर्ती रूप से चलता है, तो यह समय बचाता है। अपनी व्यावसायिक प्रक्रिया में एक कदम के बारे में सोचें जिसे पूरा करने में कुछ समय लगता है। उस कार्य को कितनी बार पूरा किया जाता है, उससे उपयोग किए गए समय को गुणा करें और देखें कि कितना समय और पैसा बर्बाद होता है।
उदाहरण के लिए, पेपर-आधारित प्रश्नावली का उपयोग करके क्षेत्र से जानकारी एकत्र करना, जिसे आपके कर्मचारी वितरित करते हैं, न केवल समय लगेगा, बल्कि इसमें पैसा भी लगेगा। जबकि एक मोबाइल फ़ॉर्म का उपयोग करने से कई उपयोगकर्ताओं को एक ही समय में फ़ॉर्म भरने की अनुमति मिलती है - इससे बहुत समय और पैसा बचता है। इसी तरह, एकत्र किया गया डेटा प्रबंधकों को निर्णय लेने के लिए वास्तविक समय में उपलब्ध है।
मोबाइल वर्कफ़्लो प्रबंधन के बारे में ऊपर कही गई सभी बातों के साथ युग्मित, आपके व्यवसाय में मोबाइल वर्कफ़्लो कार्यक्षमता को अनुकूलित करने में मदद करने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं.
आमतौर पर, किसी भी वर्कफ़्लो प्रबंधन प्रक्रिया का प्रारंभिक बिंदु आपकी वर्तमान प्रक्रियाओं का विवरण देना और उनका सावधानीपूर्वक विश्लेषण करना है। आपको उन प्रक्रियाओं पर प्रतिक्रिया के लिए संबंधित प्रबंधकों से पूछने की भी आवश्यकता हो सकती है जो वे पर्यवेक्षण करते हैं। यह आपकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के प्रमुख क्षेत्रों को खोलेगा जिन्हें सुधार की आवश्यकता है।
एक बार जब विभिन्न प्रक्रियाओं को स्पष्ट रूप से समझा जाता है, तो उन्हें छोटे प्रबंधनीय खंडों में तोड़ने का समय आ जाता है, जो आगे सरल और सुव्यवस्थित होता है। ऐसा तब तक करें जब तक कि आपके पूरे व्यवसाय वर्कफ़्लो को तनाव के बिना एक नए स्टाफ सदस्य द्वारा आसानी से समझा और निष्पादित नहीं किया जा सकता है।
वर्कफ़्लो प्रबंधन में प्रलेखन बहुत आवश्यक है क्योंकि जो प्रलेखित नहीं है उसे आसानी से भुलाया या अनदेखा किया जा सकता है। इसलिए, प्रत्येक वर्कफ़्लो प्रक्रिया को रिकॉर्ड किया जाना चाहिए - कार्य निर्माण से आवंटन और वर्कफ़्लो प्रगति तक। वर्कफ़्लो प्रबंधन सॉफ़्टवेयर इसे करने योग्य और सहज बनाता है। उदाहरण के लिए, प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर, जैसे आसन, वर्कफ़्लो को परिभाषित करना, कार्य बनाना और शुरू से अंत तक प्रगति को ट्रैक और प्रबंधित करना संभव बनाता है - सभी एक ही स्थान पर।
वर्कफ़्लो स्वचालन समाधान का उपयोग पंजीकरण, भुगतान, वितरण, प्रतिक्रिया और इन्वेंट्री प्रबंधन जैसी प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए किया जा सकता है। वर्कफ़्लो को स्वचालित करने से मैन्युअल प्रक्रियाओं में भारी कमी आएगी, या पूरी तरह से समाप्त हो जाएगी।
यदि आप एक रेस्तरां के मालिक हैं, उदाहरण के लिए, आपके पास एक मोबाइल ऐप हो सकता है जहां ग्राहक अपने ऑर्डर दे सकते हैं, भुगतान कर सकते हैं, और अपने मोबाइल उपकरणों पर अपने सक्रिय आदेशों को ट्रैक कर सकते हैं। समवर्ती रूप से, जैसा कि ऑर्डर दिया जा रहा है, रेस्तरां के कर्मचारियों को ऑर्डर नोटिफिकेशन और मेनू विवरण भी प्राप्त होते हैं।
चूंकि मोबाइल वर्कफ़्लो प्रबंधन का शीर्ष लक्ष्य दक्षता और उत्पादकता में सुधार करना है, इसलिए निरंतर ऑडिटिंग और मूल्यांकन की आवश्यकता है। इसका उद्देश्य निर्धारित लक्ष्यों के खिलाफ प्रगति को मापना, चूक या क्षेत्रों का निरीक्षण करना है जहां सुधार की आवश्यकता है, और तदनुसार समायोजित करना है।
अब जब आपके पास अपने व्यवसाय में मोबाइल वर्कफ़्लो प्रबंधन को एकीकृत करने के मूल्य की उचित समझ है, तो आइए विषय में सबसे महत्वपूर्ण घटक - मोबाइल डिवाइस के बारे में बात करें। आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपके कर्मचारी जिन उपकरणों का उपयोग करते हैं वे साफ हैं, क्योंकि यह आपकी कार्य प्रक्रियाओं के प्रवाह को बहुत बाधित कर सकता है।
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